Sommaire :
- Obligation et conformité d’un logiciel de caisse
- Les fonctionnalités nécessaires d’un logiciel de caisse
- Les critères de choix d’un logiciel de caisse
Choisir son logiciel de caisse est une décision importante à prendre et pas toujours simple. Celui-ci influence directement l’efficacité des opérations et l’expérience client. Il est alors crucial de faire le bon choix pour que vous ayez une bonne gestion de votre point de vente.
Nous allons vous partager quelques critères essentiels à considérer pour faire le meilleur choix.
Obligation et conformité d’un logiciel de caisse
Est-ce nécessaire d’avoir un logiciel de caisse ?
Tout d’abord, il faut savoir qu’il n’est pas obligatoire d’avoir un logiciel de caisse au sein de son point de vente. Libre à chacun de maintenir une gestion manuscrite.
Néanmoins, il est particulièrement utile d’en avoir un afin de faciliter votre quotidien. Il vous permettra principalement d’enregistrer la totalité de vos ventes et de comptabiliser vos stocks. Selon les fonctionnalités dont il dispose, il peut être un véritable ERP (logiciel de gestion intégré). Il sera donc d’une aide précieuse au niveau comptable.
Si vous faites le choix de prendre un logiciel de caisse pour votre commerce, celui-ci devra impérativement être certifié NF525.
Choisir un logiciel de caisse certifié NF525
Comme expliqué précédemment, en faisant le choix de prendre un logiciel de caisse pour votre enseigne, celui-ci doit obligatoirement bénéficier de la certification NF525. En effet, depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse sont soumis à une réglementation plus stricte.
La certification NF 525 atteste la conformité avec la réglementation fiscale afin de lutter contre la fraude à la caisse enregistreuse.
Si vous ne bénéficiez pas de la certification NF525, vous vous exposez à des risques lors des contrôles. Vous devez toujours être en mesure de présenter un certificat prouvant la conformité et la fiabilité de votre logiciel de caisse.
Si vous ne présentez pas ce document, vous risquez d’avoir une amende de 7 500€ à la date de ce contrôle. De plus, dans les 60 jours qui suivent, il sera obligatoire de fournir cette certification sous peine de payer à nouveau une amende du même montant. Attention, il est à noter que fournir une fausse attestation est passible de 3 ans de prison et d’une amende 45 000€.
Notre logiciel de caisse MAGSIWIN est certifié NF525 par L’AFNOR (Association Française de Normalisation).
Les fonctionnalités nécessaires d’un logiciel de caisse
- Gestion des ventes et des stocks : Le logiciel doit permettre de suivre facilement les ventes et les niveaux de stock. Cela implique de pouvoir saisir les articles, créer des étiquettes comportant les prix, gérer les profils des vendeurs ainsi que la gestion du flux de marchandises et les interactions avec les fournisseurs.
- Support multi-canaux : Si vous vendez en ligne et en magasin, un logiciel qui intègre les deux canaux est crucial.
- Paiements : Assurez-vous que votre caisse supporte divers modes de paiement (cartes bancaires, paiements mobiles, espèces, click and collect,….).
- Gestion des clients : Un module CRM intégré peut aider à suivre les habitudes d’achat et à fidéliser la clientèle.
- Rapports et analyses : Des outils de reporting (tableaux de bord) pour suivre les performances afin de prendre de bonnes décisions.
Voici un tableau qui récapitule les fonctionnalités principales que vous pouvez retrouverez au sein d’un logiciel de caisse :
| Catégorie | Fonctionnalité | Description |
|---|---|---|
| Gestion des Ventes | Enregistrement des ventes | Permet de saisir les transactions de vente de manière rapide et précise. |
| Gestion des Ventes | Paiements multiples | Accepte différents modes de paiement : espèces, carte, chèques, etc. |
| Gestion des Ventes | Remboursement et annulation | Gère les remboursements et les annulations de transactions. |
| Gestion des Stocks | Suivi des niveaux de stock | Surveille les quantités de produits en stock et génère des alertes de réapprovisionnement. |
| Gestion des Stocks | Gestion des fournisseurs | Gère les informations et les commandes des fournisseurs. |
| Rapports et Analyses | Rapports de vente | Génère des rapports de vente quotidiens, hebdomadaires et mensuels. |
| Rapports et Analyses | Analyse des tendances | Analyse les performances des produits et les tendances des ventes. |
| Interface Utilisateur | Interface intuitive | Facile à utiliser et personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques. |
| Sécurité | Cryptage des données | Protège les données sensibles avec des technologies de cryptage. |
| Sécurité | Accès utilisateur | Gère les permissions et les accès des utilisateurs. |
| Conformité Légale | Conformité fiscale | Assure la conformité avec la législation fiscale locale. |
| Support et Formation | Support technique | Offre un support technique disponible par différents moyens. |
| Support et Formation | Formation du personnel | Fournit des formations initiales et continues pour le personnel. |
MAPAP propose MAGSIWIN, un logiciel d’encaissement qui détient de nombreuses fonctionnalités et vous permet de gérer vos transactions et vos encaissements quotidiens.
Mais encore, le plus important lorsque vous choisissez votre logiciel d’encaissement est qu’il soit adapté à vos besoins et votre activité. Par exemple, si vous ouvrez un restaurant ou un salon de thé, il vous sera nécessaire d’avoir des fonctionnalités adaptées pour que vous puissiez gérer les réservations, les tables,…
Les critères de choix d’un logiciel de caisse
Une caisse enregistreuse adaptée à votre secteur d’activité
Dans un premier temps, il faut penser à opter pour un logiciel de caisse adapté à son secteur d’activité. Comme expliqué précédemment, si vous avez un restaurant ou un bar, il vous faudra un logiciel qui répond à des besoins spécifiques. Vous aurez donc un logiciel différent si vous tenez un magasin de prêt-à-porter où, dans ce cas, vous aurez besoin de gérer vos tailles, vos étiquettes,..
Il est alors nécessaire que votre logiciel de caisse s’adapte à votre type d’activité.
De plus, celui-ci peut aussi dépendre de la taille de votre entreprise. Un petit magasin n’aura pas les mêmes exigences qu’une grande chaîne de magasins. Prenez en compte le nombre de points de vente et le volume des transactions.
Mais encore, si vous avez une entreprise présente à l’international. Nous vous conseillons de choisir un logiciel de caisse qui gérera les taxes, les langues, les devises,…
En outre, vous devez également vous poser la question suivante : Avez-vous des besoins en termes de mobilité de votre logiciel d’encaissement ? C’est-à-dire, est ce que vous avez besoin de déplacer votre caisse enregistreuse sur un salon, un marché, dans un pop-up,… ? Ou bien, serait-ce utile de pouvoir déplacer la caisse au sein de mon magasin ? Si les réponses à ces questions s’avèrent être positives, il sera, par exemple, certainement nécessaire d’avoir une tablette qui vous permet de faire vos encaissements. Une solution mobile peut être très pratique.
Il peut aussi être intéressant de suivre ses ventes en temps réel, à distance, à travers des tableaux de bord via des applications qui le permettent.
Notre application MAGSI PHONE vous permet de visualiser l’activité de vos magasins en temps réel, à distance.
Le budget d’un logiciel de caisse
Déterminez combien vous êtes prêt à investir dans un logiciel de caisse. Comparez les coûts des licences, les frais de maintenance, des différentes fonctionnalités,… Certains logiciels sont basés sur un abonnement mensuel, tandis que d’autres nécessitent un achat unique. Choisissez le modèle qui correspond le mieux à vos capacités financières. Il est à noter qu’il est parfois possible d’acheter ou de louer votre caisse enregistreuse. Le choix de la location peut parfois être pratique lorsque vous débutez votre activité.
Le design et la simplicité du logiciel de caisse
L’esthétisme peut être un critère important pour vous. Le design de votre caisse enregistreuse peut alors impacter votre choix. Différentes caisses plus ou moins modernes s’offriront à vous sur le marché. A vous de voir si vous préférez du matériel avec un petit format ou un format plus imposant.
De plus, le design de l’interface du logiciel peut lui aussi être un critère important. Il faut que la prise en main de celui-ci soit simple pour que vous puissiez être à l’aise. Vous pouvez être amené à vous poser les questions suivantes : Votre logiciel de caisse est-il ergonomique et intuitif ? La caisse enregistreuse est-elle pratique pour vous et vos salariés ? L’écran est-il tactile pour faciliter votre quotidien ? L’interface est-elle claire et facile à comprendre ?
En effet, une interface simple et intuitive réduira considérablement le temps de formation et minimisera les erreurs en caisse.
Concernant la formation, pensez à prendre un logiciel de caisse ou vos fournisseurs pourront vous former et être là en support en cas de besoin. Un support réactif vous dépannera si vous être amené à rencontrer un problème en caisse.
MAPAP a un support pour répondre à toutes vos questions 6/7 jours. Etant certifiée Qualiopi, nous vous proposons également diverses formations pour que vous soyez totalement autonome en caisse et performant sur des sujets tels que les inventaires, les statistiques, la gestion de votre fichier client,…
Du matériel d’encaissement compatible avec la caisse enregistreuse
L’intégration et la compatibilité de votre logiciel de caisse sont également des points importants.
Le logiciel d’encaissement doit être compatible avec vos périphériques de caisse et de paiements : imprimantes tickets, lecteur de code-barres, TPE, tiroir-caisse,…
De plus, si vous utilisez déjà des logiciels de comptabilité, de gestion des stocks de CRM,.. Assurez-vous que votre logiciel de caisse puisse s’intégrer facilement avec eux.
Les équipes de MAPAP interviennent pour l’installation de votre matériel de caisse ainsi que le paramétrage de vos périphéries de caisse et de paiement afin que tout soit synchronisé. Nos développeurs peuvent également interfacer votre logiciel de caisse avec vos logiciels extérieurs (CRM, logiciel de stock,….)
La sécurité du logiciel de caisse
Pour finir, la sécurité est un critère à prendre en compte. Assurez-vous que le logiciel respecte les normes de sécurité pour protéger les données sensibles de vos clients et de votre entreprise. Vérifiez que le logiciel est conforme aux réglementations en matière de fiscalité et de protection des données. Pensez également, comme nous l’avons expliqué au début de l’article à choisir un logiciel de caisse certifié NF525.
Si vous souhaitez en savoir plus sur nos logiciels de caisse certifié NF525, n’hésitez pas nous contacter, nous aurons le plaisir de vous faire une démo.
En suivant l’ensemble de ces critères, vous aurez les informations nécessaires pour choisir un logiciel de caisse qui répond au mieux à vos besoins. Cela contribuera au succès de la gestion de votre entreprise.
