SaaS ou On-Premise : Quel logiciel de caisse choisir ?

Sommaire :

• Définition SaaS et On-Premise
• Les avantages du mode SaaS et On-Premise pour les logiciels de caisse
• Les inconvénients du mode SaaS et On-Premise pour les logiciels de caisse
• Comparaison des logiciels de caisse SaaS et On-Premise

Au sein du secteur du commerce de détail les logiciels de caisse jouent un rôle crucial dans la gestion des transactions et des opérations commerciales au quotidien. Avec l’essor des nouvelles technologies, les entreprises sont confrontées à devoir faire un choix entre différentes solutions d’encaissement. Les solutions traditionnelles, appelées On-Premise et celles basées sur le cloud, connues sous le nom de Software as a Service (SaaS). Elles ont donc un mode d’hébergement différent qu’il est nécessaire de distinguer.

Il est important pour les entreprises de connaître les avantages, les inconvénients, les différentes caractéristiques entre ces deux types de solutions afin de choisir la plus adaptée à leurs besoins.

Définition SaaS et On-Premise :

Qu’est-ce qu’un logiciel SaaS ?

SaaS signifie « Software as a Service », c’est-à-dire « Logiciel en tant que service » en français. Dans cette situation, votre logiciel d’encaissement sera hébergé et délocalisé chez votre éditeur. La facturation de celui-ci se fera sous forme d’abonnement (mensuel ou annuel) auprès de votre éditeur. Aucune licence ne sera à acheter.

En tant qu’utilisateur de cette solution d’encaissement, vous accéderez à votre base de données logicielle via le cloud. Votre logiciel de caisse sera alors accessible sur votre ordinateur, à distance, n’importe quand et n’importe où dans le monde à partir du moment où vous bénéficiez d’une connexion interne, avec vos identifiants. Aucune installation au préalable sur le matériel de votre société ne sera nécessaire.

Il est à noter que la maintenance et la sécurité de vos données doivent être comprise au sein de votre abonnement. De plus, les correctifs, les nouvelles versions et mises à jour et les correctifs seront effectués automatiquement sur le cloud.

Qu’est-ce qu’un logiciel On-Premise ?

On-Premise signifie « sur site ». Si vous optez pour ce type de logiciel de caisse, celui-ci sera installé et hébergé localement, sur votre réseau ou sur vos ordinateurs. Vous devrez donc acheter le logiciel (la licence). Il vous appartiendra donc à vie. Dans ce cas de figure, la maintenance, les correctifs et les mises à jour devront être effectués par votre éditeur de logiciel afin que vous puissiez bénéficier des dernières versions de votre solution d’encaissement.

Les avantages du mode SaaS et On-Premise pour les logiciels de caisse

Le mode SaaS

Optez pour un logiciel de caisse en mode SaaS a plusieurs avantages, qui sont les suivants :

• Gain de temps et mises à jour automatiques : 

Etant donné qu’un logiciel de caisse SaaS n’a pas besoin d’être installé sur un ordinateur ou un serveur, cela permet de gagner du temps car la mise en place est plus rapide.

De plus, les mises à jour vont se faire de manière automatique et seront prises en charge par l’éditeur. Les améliorations de votre logiciel d’encaissement se feront alors en continu. Ce qui vous donnera régulièrement accès aux nouvelles fonctionnalités et aux améliorations apportées par votre éditeur sans frais supplémentaires. Tous les utilisateurs, auront un logiciel d’encaissement identique (la même version) à un instant T. Vous n’avez donc pas à vous soucier de l’installation des mises à jour ou des correctifs à apporter.

• Accessibilité :

En optant pour un logiciel de caisse en mode SaaS, cela vous permettra d’y accéder de n’importe où, sur n’importe quel appareil, du moment que vous ayez une connexion Internet.  

Cela est idéal pour les entreprises qui détiennent plusieurs points de vente car cela leur permet d’avoir une gestion centralisée des stocks et des ventes.

Le point fort d’un logiciel SaaS est qu’il peut être utilisé par des millions d’utilisateurs simultanément puisque les informations seront stockées dans le cloud.

• Adaptabilité et scalabilité :

Il faut savoir qu’en choisissant un logiciel de caisse en mode SaaS, vous pourrez l’adapter, le faire évoluer selon vos besoins (fonctionnalités ou modules supplémentaires,…). Vous pourrez donc le personnaliser selon vos activités. MAPAP détient une équipe de développeurs expérimentés en mesure de personnaliser vos logiciels de caisse à votre guise.

• Sécurité :

Les éditeurs de logiciel de caisse en mode Saas doivent respecter des règles de conformité et de sécurité : confidentialité et protection des données (RGPD), cryptage des données, pare-feu, mises en place d’audits de sécurité,…

De plus, avec un logiciel d’encaissement en mode SaaS, chaque vendeur disposera d’un compte bénéficiant de différents types de droits et d’accès (lecture seule, modification,…).

• Coûts réduits :

Le mode SaaS permet de ne pas avoir besoin d’acheter des serveurs ou des équipements informatiques coûteux. Les entreprises n’ont pas à installer des logiciels de caisse sur leurs ordinateurs.

Le coût d’acquisition de matériel est alors réduit tout comme les coûts d’approvisionnement, de maintenance, ainsi que l’installation de la licence et le support.

En outre, le paiement se fait par abonnement mensuel ou annuel ce qui permet de réduire la pression financière. L’abonnement va comprendre l’ensemble des services d’hébergement, de mise à disposition du logiciel de caisse et de maintenance ce qui est un bon investissement.

A tout moment, il est possible de résilier l’abonnement afin de mettre fin aux dépenses.

MAPAP propose différentes offres avec des abonnements mensuels.  

Les logiciels de caisse en mode SaaS détiennent beaucoup d’avantages. Y a-t-il également de nombreux avantages à utiliser un mode On-Premise ?

Le mode On-Premise

Si vous ne choisissez pas un logiciel de caisse SaaS, vous pouvez opter pour le mode On-Premise. Celui-ci possède également de multiples avantages qui sont les suivants :

• Contrôle total et autonomie :

La plus grande qualité des logiciels de caisse On-Premise est que vous ne dépendez pas d’un hébergeur. La totalité de vos données sont stockées au sein de votre entreprise. Cela signifie aussi que vous n’avez pas à dépenser de frais supplémentaire pour l’hébergement.

En optant pour un logiciel d’encaissement On-Premise, vous avez un contrôle total sur le logiciel, y compris la gestion des mises à jour et des personnalisations. Vous pouvez donc l’adapter en fonction de vos besoins. Les développeurs pourront donc créer des modules ou des fonctionnalités spécifiques liées à votre activité.

• Sécurité des données :

Tout comme les logiciels de caisse SaaS, la sécurité des données sur les logiciels on-Premise est similaire.

Les données sont stockées localement, offrant un contrôle direct et immédiat sur la sécurité. Vos données sont également confidentielles. Il y a donc moins de risques de fuite de données vers des tiers puisque les informations sensibles restent en interne.

• Coûts à long terme :

Ce type de logiciel est un bon investissement puisqu’il vous permet, à l’inverse des logiciels de caisse SaaS, d’économiser sur les abonnements. Cela peut donc être plus économique à long terme pour certaines entreprises. Vous n’avez pas de dépense régulière, mais seulement l’achat initial de votre logiciel, vous en être propriétaire.

Mais encore, l’investissement initial dans le matériel et le logiciel peut être amorti sur une période plus longue.

MAPAP propose une offre à la carte qui comprend l’achat de la licence de caisse ainsi que le matériel d’encaissement.

• Performance et accessibilité :

En ayant un logiciel de caisse en mode On-Premise, vous pourrez exécuter en local votre logiciel. Ce qui réduit la dépendance à la vitesse et à la fiabilité de la connexion Internet.

De plus, vous avez également moins de risques d’interruptions de service dues à des problèmes de connectivité Internet. Lorsque votre logiciel de caisse est installé sur vos serveurs, vous pourrez vous y connecter sans avoir besoin de connexion Internet. Après avoir abordé les avantages de ces deux modes, nous allons énumérer les inconvénients.

Les inconvénients du mode SaaS et On-Premise pour les logiciels de caisse

Le mode SaaS

Malgré les nombreux avantages du Mode SaaS pour les logiciels d’encaissement, il y a tout de même quelques inconvénients à connaître.

• Dépendance à la connexion Internet :

Le mode SaaS nécessite une connexion Internet stable et fiable. En cas de coupure de la connexion, l’accès au logiciel peut être interrompu, ce qui peut perturber les opérations de caisse.

• Dépendance à l’éditeur de caisse :

En cas de changement de stratégie du fournisseur, d’augmentation des prix ou de cessation d’activité, vous pouvez être contraint de migrer vers une autre solution d’encaissement, ce qui peut engendrer des coûts plus importants voire des interruptions d’activité. Vous n’avez donc aucun contrôle sur le logiciel.

• Sécurité des données :

Les données sont hébergées sur des serveurs externes, ce qui peut susciter des inquiétudes concernant la sécurité et la confidentialité des informations sensibles. Bien que les éditeurs de logiciel de caisse mettent en place des mesures de sécurité robustes, certaines entreprises préfèrent garder un contrôle total sur leurs données.

• Frais récurrents :

Les logiciels de caisse en mode SaaS fonctionnent généralement avec un modèle d’abonnement, ce qui implique des frais mensuels ou annuels. Sur le long terme, ces coûts peuvent s’accumuler et dépasser le coût initial d’une solution On-Premise.

Mode On-Premise

• Coûts initiaux élevés et accès limité :

L’acquisition d’un logiciel d’encaissement On-Premise nécessite souvent un investissement initial important pour l’achat des licences, du matériel et des coûts de mise en œuvre. Vous devez impérativement posséder un ordinateur ou une caisse pour installer le logiciel d’encaissement.

Par ailleurs, les logiciels de caisse On-Premise sont souvent accessibles uniquement à partir des locaux de l’entreprise, sur les caisses ou les ordinateurs. Ce qui peut parfois limiter la mobilité et l’accès à distance.

• Installation, maintenance et mises à jour :

La gestion d’une solution d’encaissement On-Premise nécessite des ressources internes pour la maintenance : mises à jour, sécurité des données,…. Cela peut engendrer des coûts supplémentaires et nécessiter d’une expertise technique. Quant à l’installation du logiciel de caisse, elle peut parfois être longue. Cette dernière est souvent planifiée et nécessite des compétences techniques pour garantir une mise en place optimale.

• Scalabilité limitée :

Ajouter de nouvelles fonctionnalités à votre caisse enregistreuse basée sur le mode On-Premise peut être complexe et coûteux. L’utilisation peut être alors limitée pour les employés.

Comparaison des logiciels de caisse SaaS et On-Premise

Faire un choix entre ces deux solutions n’est pas toujours évident. Pour vous faciliter les choses, nous vous proposons un tableau synthétique des avantages et des inconvénients :

Si vous souhaitez avoir un logiciel de caisse parfaitement adapté à vos besoins et que vous ne savez pas quel mode choisir, n’hésitez pas à demander une démo. Nous saurons vous aiguiller.